Meetingy. Pojem, při kterém se mnohým z nás stáhne žaludek, vybaví se dlouhé hodiny na Zoomu a věta: "Tohle mohl být e-mail…" Ale vážně, k čemu jsou? Jsou to ty pověstné nezbytné chvíle, kdy tým tvoří něco úžasného? Nebo jen důvod, proč nestíháte oběd?

K čemu by meetingy rozhodně NEMĚLY být:

"Nemám jasný plán, tak si o tom popovídáme…"

Když se svolá meeting jen proto, aby „se něco vymyslelo“, ale nikdo přesně neví, co vlastně. Výsledkem je hromadné tápání, kde každý přispěje svým „mohlo by se“, „co kdyby“ a nakonec všichni odejdou zmatenější, než přišli. Typický příklad: dlouhá debata o tom, zda vytvořit nový report nebo rozjet novou marketingovou kampaň, jakou svět neviděl, jen aby se na konci řeklo: „Jo, tak si to ještě promyslíme.“ Pokud nemáte konkrétní cíl, není to meeting – je to ztráta času.

"Hlavně ať to vypadá, že něco děláme…"

Meetingy často suplují akci. Jsou svolávány ne proto, že by byly potřeba, ale aby bylo vidět, že se „něco děje“. Často se to stává v momentech, kdy je projekt na mrtvém bodě a někdo má pocit, že jedině schůzka to zachrání. Jenže místo řešení reálných problémů se opakuje to, co už bylo řečeno pětkrát. 

Pokud meeting nemá přinést konkrétní řešení nebo rozhodnutí, je lepší ten čas věnovat reálné práci. A nezapomínejte – firemní kultura, která podporuje otevřenost, je klíčová. Pokud vaši zaměstnanci mohou bez obav odmítnout zbytečný meeting nebo navrhnout jeho zrušení, bez ohledu na hierarchii ve firmě, všichni z toho nakonec profitují.

"Jak jsme na tom?"

Status update meetingy. Typicky probíhají tak, že každý stručně řekne, jak je na tom, a většina účastníků si mezitím dělá vlastní věci. Proč? Protože lidé si psané statusy buď nechtějí číst, nebo nevěří, že by je ostatní četli. A i když všichni vědí, že by tyto schůzky mohly být zrušeny, málokterý leader má odvahu to skutečně udělat. Co kdyby to vypadalo, že nic neřídí? Ve skutečnosti je však odvaha říct „tohle zvládneme bez meetingu“ známkou efektivního vedení.

Takže, k čemu jsou meetingy vlastně dobré?

Když už svoláváte meeting, měl by mít jasný smysl a cíl. Ideální meetingy slouží pro:

• Skutečnou spolupráci: Brainstorming, hledání řešení nebo spolutvorba. Tady je osobní zapojení neocenitelné.
• Řešení reálných problémů: Něco hoří? Potřebujete rychlé rozhodnutí? Meeting je efektivní způsob, jak vše vyřešit na místě.
• Společné plánování: Pokud ladíte strategii nebo velký projekt, kde potřebujete sladit různé pohledy a zajistit, že všichni rozumí směřování.

Méně meetingů, více života

Meetingy nejsou špatné samy o sobě. Špatné jsou jen ty zbytečné. Příště, až budete plánovat další "team sync", zeptejte se sami sebe, jestli je opravdu potřeba, nebo jestli byste radši všem darovali zpět hodinu jejich života. Někdy méně znamená víc – a váš tým (i vy) to určitě ocení.

Pokud vás zajímá více než jen meetingy...

Efektivní time management je klíčem k úspěchu. Inspirujte se například knihou:

"Moderní time management" od Kevina Kruse
Autor nabízí praktické strategie pro zvýšení produktivity, vycházející ze zkušeností stovek úspěšných lidí. Naučíte se, jak lépe plánovat a vyhnout se přepracovanosti.

Jak vám pomůže Projectwave?

U nás v Projectwave věříme, že čas je tou nejcennější komoditou – a na tom stojí i naše služby.

• Jasně definujeme spolupráci už na začátku.
• Podporujeme práci na dálku bez zbytečných schůzek.
• Zaměřujeme se na výsledky, ne na formality.

Ušetřete čas a pracujte efektivněji – podívejte se na naši nabídku!

Design & Foto
Digitální marketing
IT & Vývoj