Jak začít delegovat práci a na co si dát pozor?

Delegování je jednou z klíčových dovedností úspěšného vedení. Někdy je však obtížné vzdát se kontroly a svěřit úkoly jiným lidem. Přitom správné delegování je často jedinou možností, jak dosáhnout cílů, které jsme si vytyčili. V tomto článku se podíváme na to, jak začít s delegováním a jak ho dělat správně.

Pochopte důležitost delegování

Když delegujete, šetříte svůj čas, který můžete věnovat strategickým rozhodnutím nebo důležitějším úkolům. Zároveň dáváte sobě i svému týmu příležitost růst a rozvíjet nové dovednosti. Tomuto tématu jsme se dopodrobna věnovali v našem předchozím článku Proč delegovat práci a čím začít? 

Zde je krátké shrnutí:

Výhody delegování:

• Šetří čas: Zaměřte se na to, co je pro vás skutečně klíčové, a ostatní úkoly předejte.
• Zvyšuje produktivitu: Tým může řešit více úkolů najednou, než když vše dělá jeden člověk. 
• Prohloubení vlastních znalostí a dosažení větších cílů: Místo zabřednutí do rutinních úkolů můžete věnovat čas rozvoji svých vlastních dovedností, strategickému plánování.

Delegováním si tedy nejen uvolníte kapacitu, ale také otevřete dveře k růstu a rozšiřování vlastních horizontů.

Co delegovat:

• Úkoly, které vás nebaví
• Rutinní nebo opakující se úkoly, které nevyžadují vaše specifické znalosti nebo dovednosti.
• Úkoly, které jsou mimo vaši expertízu

Co nedávat k delegování:

• Úkoly, které jsou velmi klíčové pro vaši pozici.
• Důležitá strategická rozhodnutí

Vyberte správnou osobu (nebo tým)

Při delegování úkolů je zásadní vybrat správného člověka nebo tým, který úkol zvládne. Zatímco u interního týmu můžete brát v úvahu dovednosti jednotlivých členů, jejich zájem o projekt a volnou kapacitu, často se nabízí také možnost delegovat práci externím specialistům, jako jsou freelanceři nebo agentury. Tato varianta je skvělá, pokud v týmu chybí specifické dovednosti nebo pokud potřebujete rychle a efektivně vyřešit konkrétní úkol.

Pokud vybíráte interně:

• Zvažte dovednosti jednotlivých členů týmu.
• Určete, kdo má volnou kapacitu na přijetí nových úkolů.
• Vezměte v úvahu motivaci a zájem o daný úkol.

Každý člen týmu má jiné dovednosti a schopnosti. Úkoly se většinou snažíme přidělit tomu, kdo je dobře zvládne, někdy ale není od věci zariskovat a vybrat člověka, pro kterého může být daný úkol sice výzvou, ale o to větší má motivaci. 

Kdy zvolit externí pomoc:

• Když nemáte v týmu potřebné dovednosti (např. specializované IT, grafický design, SEO, copywriting).
• Když máte jednorázový nebo krátkodobý projekt, kterým nechcete zatížit interní tým.
• Pokud chcete ušetřit čas na nábor a zaškolení nového zaměstnance.
• Když potřebujete rychlý a profesionální výstup, který zvládne externí odborník.

Tipy na výběr správné osoby nebo týmu:

• Interní zaměstnanci: Zvažte dovednosti a kapacity svých kolegů. Delegujte úkoly, které odpovídají jejich silným stránkám nebo na kterých se mohou rozvíjet.
• Freelanceři: Freelanceři jsou skvělou volbou pro specifické úkoly, zvláště pro ty krátkodobé. Pečlivě vybírejte podle jejich zkušeností, hodnocení a portfolia.
• Agentury: Pokud potřebujete komplexní a koordinovanou práci (např. marketingovou kampaň, webový vývoj), může být vhodné oslovit agenturu, která má tým specialistů.

Komunikujte jasně a nastavte očekávání

Delegování není jen o tom, že předáte úkol. Klíčem k úspěšnému delegování je jasná a srozumitelná komunikace. Při předávání úkolu je důležité spolupracovníkům přesně vysvětlit, co se od nich očekává, jaký má být výsledek a jaký je termín dokončení.

Krok za krokem:

• Definujte cíl: Co má být konkrétní výstup úkolu? Jak bude vypadat úspěch?
• Poskytněte kontext: Vysvětlete, proč je úkol důležitý a jak zapadá do celkového obrazu.
• Nastavte termíny: Dejte jasné instrukce o časových mantinelech a deadlinu.
• Zajistěte potřebné zdroje: Ujistěte se, že má spolupracovník přístup ke všem potřebným nástrojům, informacím a kontaktům.

Pokud jste se rozhodli pro outsourcing (externí spolupráci) nezapomeňte vše výše uvedené ošetřit smluvně (dodací lhůty, kvalitu výstupu, rozpočet).

Nastavte kontrolní mechanismy

Delegování neznamená, že úkol zcela opustíte a nebudete se o něj zajímat. Důležité je nastavit kontrolní mechanismy, aby bylo zajištěno, že úkol je správně pochopen a dokončen včas. Avšak pozor, kontrola by neměla přerůst v mikromanagement – nechte svému týmu dostatek prostoru pro autonomii.

Jak nastavit kontrolu:

Podle náročnosti a důležitosti úkolu

• Pravidelné status meetingy nebo krátká setkání/cally
• Nastavení milníků a mezivýstupů.
• Pravidelný reporting a zpětná vazba.

Poskytněte zpětnou vazbu a uznání

Ať už je výsledek delegovaného úkolu jakýkoliv, je důležité poskytnout týmu zpětnou vazbu. Pokud se úkol podařil, nezapomeňte projevit uznání a ocenit jejich práci. V případě, že se něco nepovedlo, poskytněte konstruktivní zpětnou vazbu a pomozte jim najít cestu, jak se příště zlepšit.

Poskytování zpětné vazby:

• Důležité je podat zpětnou vazbu včas a být konkrétní
• Ocenění dobře odvedené práce zvyšuje motivaci a sebedůvěru.
• Konstruktivní kritika podporuje rozvoj a zlepšování dovedností.

Buďte trpěliví a učte se z chyb

Delegování je dovednost, která vyžaduje čas a praxi. Ze začátku může být obtížné najít správnou míru kontroly a důvěry. Důležité je se učit z chyb, ať už vašich vlastních nebo vašich zaměstnanců. Každý neúspěch je příležitost k učení a zlepšení.