Proč delegovat práci a čím začít?

Delegování je často opakované slovo, které asi každý v životě už slyšel spoustukrát a pravděpodobně každý z nás už někdy nějakou práci delegoval (pokud ne, čtěte o to pečlivěji). Co si ale ne každý uvědomuje je, že umění delegování je důležitou manažerskou dovedností a dovolíme si říct, že i dovedností kritickou pro funkčnost a produktivitu firem, týmů i jedinců.

Proč delegovat

Řízení velké firmy, rozjíždění menšího byznysu nebo vedení týmu jsou odlišné disciplíny, které ale mají jednu věc společnou - máte jen 24 hodin denně a v nich musíte stihnout všechno potřebné. Včetně soukromého života a spánku. 

Zároveň v čase, který věnujete práci, je potřeba se soustředit na to důležité a pokud jste zahlceni tisíci úkolů z různých oborů, může se stát, že zapomenete, co bylo původně vaším cílem, stanete se sám úzkým hrdlem vaší firmy nebo týmu a bude to mít dopad na vaše pracovní výsledky - v lepším případě. 

V horším případě vyhoříte, opustí vás partner, neuvidíte vyrůstat své děti a váš pes vás bude nesnášet (nebo alespoň smutně koukat a to nechcete). 

Co delegovat

Při výběru oblastí, které můžeme delegovat, doporučujeme začít tím, že si nejdříve vydefinujete úkoly, které za vás nemůže udělat nikdo jiný. Pak je potřeba si říct, proč je za vás nikdo jiný udělat nemůže, jestli jsou k tomu validní důvody, jako např. v případech, kdy musíte učinit určitá rozhodnutí, která jsou spojena s vaší pozicí.  A nebo je důvodem to, že ostatní nemají přístupy do systémů? Nebo se bojíte se, že by to nikdo jiný nezvládl stejně dobře?. Na takové úkoly se doporučujeme podívat blíže, možná zjistíte, že některé z nich přeci jen ze svého to-do listu škrtnout můžete.

Zbývající část práce, pak můžete rozdělit na 3 typy:

Úkoly, které vás nebaví

Pracovat na věcech, které vás nebaví, je nejkratší cesta k vyhoření. Samozřejmě netvrdíme, že vás práce musí bavit 100% času. Někdy je nutné dělat i věci, které si vyloženě neužíváme, ale pokud pracujete na věcech, které ve vás vyvolávají vyloženě odpor, je potřeba to řešit. Problém ale nastává, když vás, tak nějak baví všechno. V tom případě doporučujeme podívat se na další dva body a zároveň si říct, jestli opravdu vše co děláte, příspívá k cíli, který jste si určili, nebo který vám určil váš šéf.

Repetitivní úkoly

Často se opakující úkoly, které vám zabírají hodně času, je snadné odhalit a zároveň i nejsnažší delegovat, protože budou snadno popsatelné krok po kroku. Mohou to být různé věci od správy profilů na sociálních médiích, přes fakturaci a jinou administrativu až po zpracování reportů.

Úkoly, které jsou mimo vaší expertízu

Možná se rádi zlepšujete v různých oblastech, ale tento typ úkolů vás může opravdu zpomalovat. Může být zajímavé naučit se vytvářet jednoduché grafiky na web nebo do emailu, ale je velmi pravděpodobné, že profesionální grafik to za vás udělá mnohem rychleji a lépe. Možná s trochou snahy dokážete vyřešit i nějaké technické problémy, ale to co vám trvá několik hodin, může zkušený IT administrátor vyřešit za pár minut. Navíc s tím, jak váš byznys poroste, bude tento přístup neudržitelný. A pak už spíše budete hasit problémy, kterým bylo možné předejít včasným delegováním těchto oblastí.

Benefity delegování

Zvýšení produktivity

Kvůli neustálému multitaskingu pravděpodobně ztrácíte velký potenciál ve formě produktivity vaší a přeneseně i vašeho týmu nebo celého byznysu. Ve skutečnosti ani nepracujete na několika úkolech, ale spíše přeskakujete z jednoho na druhý, čímž přicházíte o pozornost a nemůžete se do ničeho ponořit pořádně. Správným delegováním získáte více prostoru na to, abyste se mohli soustředit na rozvoj a růst.

Vyšší kvalita provedené práce

Najmutí specializovaných expertů vám pomůže posunout se v jednotlivých oblastech mnohem dál, než kam byste byli schopni vlastními silami dosáhnout.

Work-life balance

Možná už jste na tento pojem alergičtí, pravdou ale zůstává, že hledání balancu mezi osobním a pracovním životem, je celoživotní proces a spousta z nás má problém, se k němu alespoň přiblížit. Pokud dlouhodobě překračujete hranici mezi těmito dvěmi oblastmi života, prací trávíte příliš času (a pokud netrávíte, tak o ní alespoň přemýšlíte), může to mít fatální dopad na váš rodinný život, ale i zdravotní stav.

Proč je to tak složité?

Za zdánlivou nemožností delegovat práci, může stát hned několik důvodů. 

Ztráta kontroly

Problémem delegování je, že i když práci nevykonáváte přímo sami, většinou jste za výsledky nadále zodpovědní. V určitém ohledu je tedy jednodušší sám úkol zpracovat a vědět tak přesně všechny detaily. Bohužel čím více práce se snažíte zvládnout sami, tím více se zamotáváte do kolotoče nezastupitelnosti, ze kterého bude čím dál těžší vystoupit. Asi si nemusíme nalhávat, že snad každému z nás je nějakým způsobem příjemné cítit se důležitý a pokud jsme jediní, kdo mohou určitou práci vykonovávat, tak nepochybně důležití jsme. Proto je dost možné, že delegování bude náročné zejména pro vaše ego, ale možná právě v tom je to umění.

Nedostatečný budget

Jedním z hůře řešitelných důvodů je nedostatečný budget na to abyste najali zaměstnance, nebo práci outsourcovali, ať už agentuře nebo freelancerovi. Vždy je ale potřeba podívat se na to z druhé stránky a uvědomit si, kolik peněz navíc můžete získat díky výše zmíněným benefitům. Možná tak zjistíte, že i když vás pro vás taková investice bude obtížně zvládnutelná, brzy se vám vrátí.

Nejste schopni snadno vysvětlit, co se má udělat

Často nemáte přesné zadání toho, co se má udělat až do chvíle, kdy se vrhnete do práce a řešení vymýšlíte za chodu. Tím pádem se bojíte, že byste úkol nebyli schopni jednoduše delegovat. Možná to nebudete chtít slyšet, ale pravděpodobně ostatní podceňujete  - spousta lidí zvyklá pracovat s velmi povrchním zadáním a úkol vyřešit stejně dobře jako vy.

Jak začít?

Připravujeme pro vás další článek na téma delegování, ve které se budeme věnovat konkrétním možnostem jak delegovat a na co si přitom dát pozor. 

Pokud ale chcete začít hned, podívejte se na naší databázi freelancerů a služeb na Projectwave